Ser tesorero de una asociación no debería exigir saber contabilidad. Pero llega la asamblea y hay que explicar en qué se ha ido el dinero, y llega enero y la gestoría pide los donativos del año. ClicGest lleva las cuentas de la asociación en palabras normales y te prepara los borradores de los modelos de Hacienda con los datos que ya tienes.
El problema: el dinero de la asociación en tres sitios distintos
Lo habitual es tener el extracto del banco por un lado, una caja con efectivo por otro y una hoja de cálculo que alguien actualiza cuando se acuerda. Así pasa lo de siempre:
- El saldo del banco no cuadra con lo apuntado y nadie sabe por qué.
- Hay efectivo en manos de varias personas (la de la excursión, la que cobró una cuota) y no consta en ningún sitio.
- Para el Modelo 182 o el 347 hay que rehacer a mano las cuentas del año.
- Los plazos de Hacienda se descubren cuando ya han pasado.
Cómo lo resuelve ClicGest
1. Un solo libro de cuentas, alimentado solo
Cuando cobras una cuota, una inscripción a una excursión o cierras la caja del bar, el ingreso se apunta solo. Tú anotas lo suelto: la factura de la luz, una subvención, la compra de material. El formulario tiene un modo sencillo (entra o sale, fecha, concepto, importe) y, si hace falta, un apartado para el IVA, el número de factura y el proveedor. Si tenéis activada la inteligencia artificial, puedes subir la foto de una factura para que rellene sola los datos; conviene revisarlos antes de guardar.
2. Caja, banco y todas las cuentas que necesites
La asociación arranca con una caja y un banco, y puedes añadir las que haga falta: la caja del bar, una libreta de ahorro, la cuenta de una subvención. Cada cuenta tiene su saldo, y los traspasos entre ellas (vaciar la caja e ingresarla en el banco) no cuentan como ingreso ni como gasto. El arqueo de caja compara lo que cuentas en el cajón con lo que debería haber y te dice si cuadra, sobra o falta.
3. La portada de tesorería, por cajones
Al entrar ves cuánto dinero hay disponible hoy (caja más banco), lo que no puede esperar (recibos devueltos, plazos de Hacienda que se acercan) y una tarjeta por tema: caja y banco, cuotas, actividades, pagos pendientes, papeles y plazos, cuentas del año. Cada tarjeta dice en una frase cómo va, con una etiqueta de icono y texto. Si alguien del equipo lleva encima dinero de la asociación, sale aparte con su nombre.
4. El extracto del banco, casado con tus apuntes
Descargas de tu banca electrónica el extracto en formato Norma 43 y lo subes. ClicGest casa cada movimiento del banco con su apunte cuando el importe coincide al céntimo y la fecha está cerca; si hay dudas, no apuesta y te lo deja para que decidas tú. Te separa lo que está en el banco y no en tus cuentas (una comisión, que puedes apuntar ahí mismo) de lo apuntado que el banco no refleja. Si el fichero llega incompleto, lo rechaza en vez de conciliar sobre datos rotos. Los extractos quedan guardados en un histórico con buscador.
5. Los modelos de Hacienda, en borrador
- Modelo 182 (donativos): lista los donantes del año, emite el certificado de donativos de cada uno en PDF y genera el fichero con el formato de la Agencia Tributaria para cargarlo en su sede. Requiere que la entidad esté acogida a la Ley 49/2002 y que los donantes tengan NIF. Lo explicamos en el Modelo 182 para asociaciones.
- Modelo 347 (operaciones con terceros): reúne los proveedores y clientes con NIF que superan 3.005,06 € en el año, por trimestres, y genera el fichero para cargarlo en la sede. Las cuotas de socios no entran.
- IVA (303 y 390) y retenciones (111 y 115): si la asociación tiene actividad con IVA o practica retenciones, prepara el borrador de cada trimestre con el detalle de los movimientos, para copiar las cifras en la sede de la Agencia Tributaria.
Son borradores orientativos: ClicGest no presenta nada ante Hacienda. Los revisa y presenta la asociación o su gestoría.
6. El calendario de impuestos, con avisos
El calendario fiscal muestra los plazos de los modelos que os aplican, cada uno con su estado escrito (vencido, próximo, presentado…) y el botón de su borrador. Debajo, el panel «Estado de mis obligaciones» revisa tus cuentas y te avisa si detecta indicios de una obligación que no tienes activada (por ejemplo, retenciones en varios movimientos), con el motivo explicado. ClicGest no activa nada por su cuenta: lo decidís vosotros con vuestra gestoría.
7. Para la junta y la asamblea
Tienes la situación económica de un vistazo, el presupuesto previsto frente a lo real, el seguimiento de las subvenciones (lo concedido, lo cobrado y lo que falta por justificar), una memoria económica de una página para llevar a la asamblea y el cierre del ejercicio, que bloquea los apuntes de ese año para que nadie los cambie después.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta saber contabilidad para usarlo?
No. Se trabaja con ingresos, gastos y categorías, y lo que se cobra en los demás módulos se apunta solo. Para la gestoría, exportas los movimientos en hoja de cálculo.
¿ClicGest presenta los modelos por mí?
No. Prepara los borradores y, en el caso del 182 y el 347, el fichero con el formato de la Agencia Tributaria, que se carga en su sede para validarlo antes de presentarlo. La última palabra la tiene vuestra gestoría.
¿Qué pasa con las cuotas de los socios en el 347 y en el IVA?
Las cuotas normales de socio no entran en el 347 ni llevan IVA. Si la asociación tiene otra actividad (un bar, un curso de pago abierto al público), eso sí puede llevar IVA, y ClicGest lo separa por categorías. Qué os aplica exactamente conviene confirmarlo con la gestoría.
¿Y si cobran varias personas en efectivo?
Cada persona lleva su «bolsillo»: lo que cobra queda a su nombre hasta que lo entrega al tesorero o lo ingresa en el banco.
¿Cuánto cuesta?
ClicGest está en beta abierta y durante la beta es gratis. Puedes probarlo en la demo o crear tu asociación.
Sigue explorando
Las cuotas y remesas se preparan en socios y cuotas (y en remesas SEPA para asociaciones). El dinero de cada excursión se ve en salidas y viajes, y el del bar en el TPV del bar, que está preparado para VeriFactu (te lo contamos en VeriFactu y las asociaciones).