Organizar una excursión de la asociación en autocar parece sencillo hasta que empiezan las llamadas: quién se ha apuntado, quién ha pagado la señal, quién está en lista de espera y dónde se sienta cada matrimonio. ClicGest lleva la salida entera, de la inscripción al plano del autocar, y deja el dinero de cada viaje cuadrado.
El problema: la excursión en una libreta
- La lista de apuntados cambia cada día y nadie tiene la buena.
- Se cobra en mano, en la sede o en el bar, y al final no cuadra lo recaudado.
- Cuando alguien se borra, no está claro a quién le toca la plaza.
- Repartir los asientos del autocar lleva una tarde entera.
Cómo lo resuelve ClicGest, paso a paso
1. Creas la salida
Título, fecha, hora, lugar, plazas y precio (con un precio distinto para quien no es socio, si quieres). Para una excursión puedes añadir una imagen de portada, uno o varios autocares, el seguro por persona y suplementos opcionales (habitación individual, comida). Si aún no quieres que nadie se apunte, la guardas como borrador y abres las inscripciones cuando toque.
2. Apuntas a la gente (o se apunta sola)
Buscas al socio por nombre o número y lo inscribes; si pertenece a una familia, ClicGest te propone apuntar también a los suyos y tú eliges quién va. Para un invitado que no es socio hay un botón aparte, con su ficha escrita a mano. El socio también puede apuntarse él mismo desde la app de la asociación, que le dice antes qué, cuándo y cuánto, y si entraría en lista de espera.
3. El dinero decide el estado de cada plaza
No hay que marcar nada a mano: quien no ha pagado nada tiene la plaza «Reservada», quien ha pagado una parte la tiene «Confirmada» y quien ha pagado todo, «Aceptada». Si la salida está llena y alguien paga, ocupa la plaza del último que se apuntó sin pagar, que pasa a la cabeza de la lista de espera. Cuando se libera un hueco, sube solo el primero de la espera, y tú puedes reordenar esa lista a mano si hace falta. Quien está en espera no paga nada mientras espera.
4. Cobras como te paguen
Puedes cobrar en el mismo momento de inscribir, en efectivo, o más tarde desde la ficha de cada persona, en uno o varios pagos. También puedes cobrar las inscripciones por domiciliación bancaria, con una remesa SEPA como la de las cuotas (te lo contamos en remesas SEPA para asociaciones). El efectivo que cobra cada miembro de la junta queda a su nombre hasta que lo entrega al tesorero o lo ingresa en el banco, así que siempre se sabe quién lleva el dinero de la excursión. Si alguien se borra después de pagar, queda como «pendiente de devolución» hasta que se le devuelve.
5. El autocar se reparte solo
Dibujas cada autocar como filas por plazas y, al inscribir, eliges el asiento tocando el plano. O pulsas «Reorganizar el autocar» y ClicGest sienta solo a quien ha pagado (todo o una parte): primero junta y voluntarios, luego quien prefiere ir delante, después los socios y al final los invitados, y dentro de cada grupo por orden de pago. Las parejas y familias marcadas como «Viaja con…» se sientan juntas. Antes de guardar ves la propuesta sobre el plano, y los asientos que hayas puesto a mano se respetan si quieres. Luego puedes mover o intercambiar a dos personas tocando el plano, también desde el móvil.
Unos días antes, el botón «Imagen del autocar» genera una imagen del plano con el nombre de cada uno, lista para mandar por WhatsApp. El socio ve su asiento en grande en la app («Autocar 2 · Asiento 12 · Fila 3, lado izquierdo, ventana»).
6. El día de la salida y después
- Pasar lista: todos se dan por presentes y solo marcas a quien no vino.
- Avisar a los inscritos: desde la app de la junta, un aviso al móvil de los apuntados («el autocar sale a las 8:00»).
- Gastos de la salida: apuntas la factura del autocar o del restaurante con su foto, y queda en las cuentas de la asociación.
- Los papeles: lista de inscritos en PDF para pasar lista o recoger firmas, hoja de recaudación para cuadrar la caja, lista de quién debe todavía y el cierre económico de la salida, con todo el dinero de principio a fin.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver cómo va el dinero de todas las excursiones a la vez?
Sí. En la tesorería, la sección «Actividades» enseña una ficha por salida con lo cobrado (y dónde está ese dinero), lo pagado, lo que falta por cobrar y por pagar, y el resultado en palabras llanas: «Deja 240,00 € a la asociación» o «La asociación ha puesto 85,00 €».
¿Qué pasa con el IVA de una excursión?
Al crear la salida, ClicGest te hace dos preguntas: quién la organiza (vosotros o una agencia) y si el precio lleva algo de más para la asociación. Si la organizáis vosotros con margen, se aplica el régimen especial de agencias de viajes y el IVA se calcula sobre el margen, no sobre el precio entero. ClicGest hace el cálculo con las cuentas de la salida y lo lleva al borrador del IVA del trimestre. Es orientativo: conviene revisarlo con la gestoría.
¿Las salidas se pueden llevar sin cobrar nada?
Sí. Las inscripciones, las plazas, la lista de espera y el autocar funcionan siempre. Los precios, los cobros y las cuentas de cada salida forman el módulo económico de eventos, que se activa para cada asociación que lo necesita.
¿Se puede invitar a alguien gratis?
Sí. Marcas la plaza como «Cortesía» (por ejemplo, un premio) y esa persona va dentro sin pagar nada, ocupando su plaza como cualquier otra.
¿Y si hay que cancelar la excursión?
Si solo quieres dejar de admitir gente, cierras las inscripciones y las vuelves a abrir cuando quieras. Si la salida no se hace, la cancelas: todas las plazas se anulan conservando lo cobrado para devolverlo, y los inscritos reciben un aviso en la app. Por seguridad, cancelar pide escribir la palabra «Cancelar».
¿Cuánto cuesta?
ClicGest está en beta abierta y durante la beta es gratis. Puedes verlo en la demo o crear tu asociación.
Sigue explorando
Los inscritos salen de la lista de socios y cuotas, y el dinero de cada salida llega a la contabilidad. Para las actividades de temporada y las pistas, mira reservas de instalaciones. Y si estás comparando programas, lee qué mirar antes de elegir.