El bar de la sede suele ser donde más dinero se mueve de la asociación, y también donde más se improvisa: una libreta con las cuentas de cada mesa, una caja que no siempre cuadra y voluntarios que cambian de turno cada tarde. El TPV de ClicGest es una caja táctil pensada para ese bar: se cobra en dos o tres toques, cada persona que atiende queda identificada y la caja se cierra cuadrada.
El problema de la barra de una asociación
- Muchas manos en la misma caja y nadie sabe quién cobró qué.
- Cuentas de cada mesa apuntadas en un papel.
- Al cerrar falta dinero y no se sabe si fue el hielo, el pan o un error de cambio.
- El bar tiene obligaciones fiscales que la asociación no siempre conoce: el IVA de lo que se vende y, desde 2027, el sistema antifraude VeriFactu.
Cómo funciona el TPV de ClicGest
1. Una pantalla táctil en la barra
Funciona en una tableta o un terminal táctil, con cuentas abiertas por nombre («Mesa de Marta», «Terraza 3») y los productos agrupados por categorías. El precio y el IVA de cada producto se fijan una vez en la carta, así que quien atiende solo tiene que tocar.
2. Cada persona que atiende, con su PIN
La tableta se queda abierta con la cuenta de la asociación y cada persona que atiende se identifica con un PIN corto, para que los cobros y el cierre salgan a su nombre. Un voluntario puede atender la barra sin tener usuario ni contraseña: se le da de alta como operador desde su ficha de voluntario.
3. Cobrar como pague el cliente
- Efectivo: el TPV calcula la vuelta.
- Tarjeta o Bizum.
- Monedero del socio: se descuenta del saldo que el socio tiene recargado.
- Mixto: una parte con el monedero y el resto en efectivo, por ejemplo.
Hay también botón de invitación (se registra a 0 € con su motivo), botón «Para llevar» y, si lo activas, un precio libre para cobrar algo que aún no está en la carta, con un tope por línea.
4. El monedero del socio
El socio puede tener un saldo prepago en el bar, como una tarjeta monedero: primero recarga y luego consume. La recarga es un anticipo del socio, no una venta: la venta (y su IVA) se cuenta cuando consume. El saldo nunca queda en negativo y puedes premiar las recargas grandes con un bono por tramos. La primera vez que recarga, el socio acepta las condiciones del monedero, publicadas en una página de la asociación, y ve su saldo en su portal. Si se da de baja con saldo, ClicGest te obliga a decidir antes qué se hace con él: devolvérselo, que lo done a la asociación si así lo quiere él o dejarlo pendiente.
5. Turnos, arqueo y cierre de caja
Cada turno se abre con el fondo de caja (el cambio). Si sale dinero del cajón que no es una venta (pagar el pan, al repartidor) o entra cambio, se anota con su botón. Al cerrar, cuentas el efectivo y el TPV te dice si cuadra con lo que debería haber. Las ventas se apuntan solas en las cuentas de la asociación al cerrar el turno, repartidas por forma de pago, sin contarse dos veces cuando luego ingresas el efectivo en el banco.
6. Varias barras y un comandero en el móvil
Si tenéis más de un punto de venta (la barra del local y la de las fiestas), cada uno lleva sus turnos, su arqueo y su numeración de tickets, con un solo catálogo y un solo monedero para toda la asociación. Si lo activáis, quien atiende en la sala puede apuntar las comandas desde la app del móvil y mandarlas a la barra; el cobro y el ticket se hacen siempre en la barra.
7. Tickets, anulaciones y VeriFactu
Cada cuenta cobrada genera un ticket, que a efectos fiscales es una factura simplificada, con numeración correlativa por año y por punto de venta. Un ticket de un turno ya cerrado no se borra: se anula emitiendo un abono con su propia serie y el motivo escrito. Cada ticket se anota además en un registro encadenado con huella digital, que es lo que pide el reglamento VeriFactu. El motor VeriFactu de ClicGest está construido y validado contra el entorno de pruebas de la Agencia Tributaria, y se activa cuando tu entidad lo necesite. Tienes el detalle en VeriFactu y las asociaciones.
8. Control de edad con el alcohol
Marcas en la carta qué productos llevan alcohol. Si la cuenta es de un socio que consta menor de 18 años, el TPV no deja servirle esos productos, ni siquiera como invitación. Si no se conoce la edad (una cuenta sin socio), avisa para que quien atiende pida el DNI. Es una ayuda: la responsabilidad de no servir alcohol a menores sigue siendo de la asociación.
Preguntas frecuentes
¿Qué IVA lleva lo que se vende en el bar?
Como orientación general, lo que se consume en el local va al 10 % (servicio de hostelería) y lo que se vende para llevar, al tipo de su categoría: básicos al 4 %, comida al 10 % y bebidas alcohólicas o refrescos azucarados al 21 %. Configuras cada producto una vez y el botón «Para llevar» hace el resto. El tipo de cada producto conviene confirmarlo con la gestoría.
¿Sirve para un bar que solo abre en fiestas?
Sí: creas un punto de venta para las fiestas y abres caja solo esos días. Los permisos del ayuntamiento son otra cosa; la guía del TPV, dentro de ClicGest, te dice qué preguntar y a quién.
¿Y las compras a proveedores?
El TPV tiene su ficha de proveedores con NIF, para que las compras del bar entren en las cuentas y, cuando toca, en el Modelo 347. En «Resultado del bar» ves lo vendido y lo gastado en el periodo que elijas, en PDF o en hoja de cálculo.
¿Funciona en el País Vasco o en Navarra?
Allí el sistema antifraude no es VeriFactu (es TicketBAI o el régimen foral navarro), y ClicGest no emite facturación válida en esos territorios: sus tickets sirven solo como control interno. Canarias, Ceuta y Melilla sí están cubiertas, con su impuesto propio.
¿Cuánto cuesta?
ClicGest está en beta abierta y durante la beta es gratis. Puedes ver el TPV en la demo o crear tu asociación.
Sigue explorando
El dinero del bar llega solo a la contabilidad y los modelos fiscales. Los socios y su monedero salen de socios y cuotas, y el socio lleva su carnet en el móvil.