En casi todas las asociaciones la lista de socios empieza en una libreta, pasa a una hoja de cálculo y acaba repartida entre el ordenador del secretario, el móvil del tesorero y un cajón con los papeles del banco. Cada vez que alguien pregunta «¿cuántos socios somos?» o «¿quién no ha pagado este año?», la respuesta depende de a quién se lo preguntes. ClicGest junta el censo y las cuotas en un mismo sitio para que la respuesta sea una sola.
El problema de siempre: la lista de socios y el cobro de las cuotas
La junta suele tropezar con las mismas piedras:
- Altas y bajas apuntadas a mano, con fichas repetidas y datos a medias.
- Cuotas que se cobran en mano, por transferencia y por el banco, y que luego hay que cuadrar una a una.
- Nadie sabe con seguridad quién debe y quién no, y reclamar resulta incómodo.
- Cuando cambia la junta, el tesorero nuevo hereda un archivo que solo entendía el anterior.
En el artículo cómo gestionar socios y cuotas sin perder la cabeza tienes el proceso completo explicado paso a paso.
Cómo lo resuelve ClicGest, paso a paso
1. El censo de socios, en una sola lista
Cada persona tiene su ficha: datos de contacto, dirección, categoría, fecha de alta y, si paga por el banco, su cuenta y su orden de domiciliación. Puedes buscar por nombre, número, DNI o población, filtrar por localidad, provincia o edad, elegir qué columnas ver y sacar el listado en PDF o en hoja de cálculo. Si vienes de un Excel, lo importas de golpe, con un modo de prueba que cuenta lo que haría sin tocar nada.
ClicGest también detecta las fichas repetidas (mismo DNI, correo, teléfono o nombre) y te deja unirlas sin perder ni un cobro.
2. Altas, bajas y vueltas
Das de alta desde la propia pantalla o compartes un formulario público (con enlace o código QR) para que la gente se apunte sola; tú apruebas cada solicitud antes de que entre en la lista. Al dar de baja eliges el motivo —por decisión propia, fallecimiento, traslado u otro— y decides qué pasa con las cuotas que aún no ha pagado. Si alguien vuelve años después, se recupera su misma ficha, con su número y su antigüedad de siempre.
3. Las cuotas se preparan solas
Defines una vez cuánto paga cada perfil de socio (lo que ClicGest llama «tarifa»: importe, periodicidad y fecha de vencimiento) y el programa prepara las cuotas de cada periodo sin ir socio a socio. Para algo puntual, como una derrama o una cuota extraordinaria, puedes emitir la misma cuota a muchos socios de una vez. También hay prorrateo para quien entra a mitad de año, descuento automático de hermanos en las familias y la opción de repartir una deuda en plazos, sin recargos.
4. Cobrar como paga cada uno
- Por domiciliación bancaria: ClicGest genera la remesa en el formato que aceptan los bancos españoles (SEPA, esquema CORE). Tú subes el fichero a la banca electrónica y, cuando el dinero entra, confirmas el cobro. Si el banco devuelve algún recibo, lo marcas a mano o subes el fichero de devoluciones del banco. Lo tienes explicado en remesas SEPA para asociaciones.
- En metálico: desde la ficha del socio marcas «Ha pagado en metálico» y la cuota del periodo queda cobrada ese mismo día, sin cobrarla nunca dos veces.
- Por transferencia o Bizum: se marca como cobrada desde el listado de cuotas, de una en una o varias a la vez.
Cada cobro queda apuntado solo en las cuentas de la asociación, así que el tesorero no tiene que copiarlo en otro sitio. Y cada cuota cobrada tiene su recibo en PDF para entregárselo al socio.
5. Saber quién debe, sin señalar a nadie antes de tiempo
Una cuota recién vencida no convierte a nadie en moroso: hay un plazo de cortesía (tres meses de entrada, que la asociación puede cambiar, incluso por tarifa). Solo al pasarlo aparece como moroso. Desde la tesorería puedes enviar recordatorios amables por correo electrónico y, si la asociación lo configura, también por SMS o WhatsApp; antes de enviar ves la lista y quitas a quien quieras. Por SMS y WhatsApp el mensaje no lleva importes, por discreción. Si la junta lo decide, quien supera la cortesía puede pasar solo a «no socio por impago», y vuelve solo en cuanto paga.
6. El socio también ve lo suyo
Cada socio puede tener su acceso al portal web o a la app de la asociación, donde ve si está al corriente, su extracto del año y su carnet. El portal está en castellano, catalán e inglés.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para cobrar las cuotas por domiciliación?
Tres cosas: el identificador de acreedor SEPA de la asociación (lo facilita tu banco), la cuenta donde quieres recibir el dinero y, de cada socio, su cuenta y la fecha en que firmó la orden de domiciliación. ClicGest imprime esa orden en PDF para que la firme. Quien no tenga los datos completos se queda fuera de la remesa y la pantalla te avisa.
¿Puede pagar una sola persona las cuotas de toda la familia?
Sí. Agrupas a los miembros en una unidad familiar y sus cuotas se cargan en la cuenta del titular, en un solo recibo si así lo prefieres. Cada miembro conserva su propia cuota y el descuento de hermanos se aplica solo.
¿Qué pasa si el banco devuelve un recibo?
La cuota vuelve a quedar pendiente y el cobro se deshace también en las cuentas. Puedes cobrarla a mano o meterla en la siguiente remesa.
¿Y la protección de datos de los socios?
Desde la ficha puedes descargar todos los datos de una persona o atender su derecho de supresión: se borra lo que no hay obligación de conservar y se guarda bloqueado solo lo que exige la ley fiscal. En el formulario de alta, la persona acepta la política de privacidad de tu asociación, y para los menores de 14 años se pide el consentimiento de su padre, madre o tutor.
¿Cuánto cuesta?
ClicGest está en beta abierta y durante la beta es gratis. Puedes ver cómo funciona en la demo o crear tu asociación. Si estás comparando programas, te puede servir qué mirar antes de elegir un programa de gestión.
Sigue explorando
Las cuotas cobradas aparecen solas en la contabilidad y los modelos fiscales, y las donaciones van al Modelo 182. Si organizáis excursiones, mira salidas y viajes; si tenéis pistas o salas, reservas de instalaciones; y si hay bar en la sede, el TPV del bar.