La pista de pádel del club, la sala de reuniones del local vecinal, la barbacoa del merendero o las sillas que se prestan para una boda. En muchas asociaciones todo eso se reserva con una llamada, un grupo de WhatsApp y una hoja colgada en el tablón. Hasta que dos personas llegan a la misma hora a la misma pista. ClicGest pone cada instalación con su horario y sus normas a la vista de todos, para que los socios reserven solos y la junta lo vea todo en una agenda.
El problema: reservar sin pisarse
- Reservas dobles porque cada miembro de la junta apunta en su libreta.
- Socios que llaman a cualquier hora para preguntar si la pista está libre.
- Cierres por lluvia u obras que no llegan a todos los afectados.
- Material prestado que no vuelve y nadie recuerda quién se lo llevó.
Cómo lo resuelve ClicGest, paso a paso
1. Das de alta lo que se reserva
Un asistente te guía en siete pasos para cada cosa: una pista o espacio deportivo, una sala o aula, un espacio exterior (barbacoa, merendero), una cita con una persona o material para prestar. Eliges el tipo y se rellenan unas reglas recomendadas que puedes cambiar. Pones el horario de cada día (con mañana y tarde si hace falta), la duración de cada turno en las pistas o las franjas en las salas, y cuántas iguales hay («Pista 1», «Pista 2»). Antes de publicar ves cómo lo verá el socio en el móvil. Con las temporadas puedes tener horario de verano o cerrar en agosto, y cada reserva usa el horario de su fecha.
2. Pones las reglas
Decides quién puede reservar (los socios desde la app y el portal, o solo la junta), si la junta tiene que aprobar cada reserva, con cuánta antelación se puede reservar, cuántas reservas a la vez puede tener cada socio y hasta cuándo se puede anular. Si quieres, añades unas normas de uso que el socio acepta al reservar; queda anotado qué versión aceptó y cuándo.
3. El socio reserva desde el móvil
Desde la app de la asociación o desde su portal web, el socio elige qué quiere reservar, el día y una hora libre de la lista. Lo ocupado sale con un candado y la palabra «Ocupado», sin decir de quién es. Antes de confirmar ve un resumen con el sitio, el día, la hora y hasta cuándo puede anular. Recibe un aviso de recordatorio y otro si la junta aprueba o rechaza su reserva. En esta versión, reservar es gratis.
4. La junta lo ve todo en la agenda
La agenda del día o de la semana muestra cada pista o sala por turnos, con lo reservado, lo pendiente de aprobar, lo cerrado y lo libre, siempre con texto y no solo con colores. Desde ahí reservas para quien no tiene móvil o te lo pide en persona, marcas si alguien vino o faltó, mueves una reserva a otra pista libre o imprimes la hoja del día para la puerta. Los nombres salen abreviados y los teléfonos nunca aparecen en la agenda.
5. Reservas fijas y cierres
Para el grupo que juega todos los martes creas una reserva fija con fecha de fin: antes de guardar ves qué días se reservan y cuáles se saltan y por qué. Si llueve, «Cerrar hoy por lluvia» cierra lo que está al aire libre; para obras o fiestas puedes cerrar una pista, un lugar o toda la asociación entre dos fechas. Antes de cerrar, ClicGest te dice cuántas reservas se anularán y a cuántas personas se avisará, y cada socio afectado recibe el aviso con el motivo.
6. Llaves, monitores y material
- Llaves y conserjería: al voluntario que abre y cierra le das un permiso para ver en su portal lo que hay ese día en sus lugares y marcar la entrega y la vuelta de la llave, sin darle acceso a nada más.
- Monitor voluntario: una pista o sala puede reservarse con un voluntario de la asociación que acompaña gratis. El monitor contesta si puede ir y la junta lo ve en la agenda.
- Monitor profesional externo: si un profesional da clases de pago en vuestras instalaciones, el socio lo elige, acepta sus condiciones y le paga a él. La asociación no cobra nada por la clase.
- Material para prestar: sillas, mesas o una carpa, por días. El socio ve cuántas quedan libres cada día y la junta ve qué se recoge y qué se devuelve hoy. Si algo no vuelve, al socio le llegan como mucho dos recordatorios amables.
7. Talleres y cursos de temporada
Las actividades de temporada (yoga, pilates, un curso de informática) se gestionan como grupos: plazas, lista de espera, días de clase, dónde se hacen y, si son de pago, los recibos de cada periodo, que se cobran desde la tesorería como cualquier cuota. Si quieres, ClicGest publica un calendario de actividades en una página pública, sin nombres ni precios, para enseñarlo en la web o compartirlo por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Los socios pueden ver quién ha reservado?
No. En la app y el portal el socio solo ve «Libre» u «Ocupado». Los nombres los ve la junta, y los teléfonos solo en la ficha de cada reserva.
¿Se puede cobrar por reservar una pista?
En esta versión, reservar pistas, salas, espacios y material es gratis: no hay campo de precio. Lo que sí se cobra son los talleres y cursos de pago, con sus recibos.
¿Qué pasa si cambio el horario y ya hay reservas hechas?
ClicGest no lo guarda sin más: te enseña qué reservas quedarían fuera y eliges entre dejarlas como están o anularlas avisando a cada socio.
¿Sirve para citas con un podólogo o una asesoría?
Sí, con más cuidado que una pista: en una cita se guarda solo el nombre, el día, la hora y con quién es, nunca el motivo. En las de salud, psicología, asesoría jurídica o trabajo social, los avisos son neutros («Cita en la asociación»). A los 30 días se borra quién era.
¿Cuánto cuesta?
ClicGest está en beta abierta y durante la beta es gratis. Puedes verlo en la demo o crear tu asociación.
Sigue explorando
Quién puede reservar sale de la lista de socios y cuotas, y el socio se identifica con su carnet y la app. Los recibos de los talleres llegan a la contabilidad y, si están domiciliados, a las remesas SEPA. Para las excursiones de un día, mira salidas y viajes. Y si estás comparando programas, lee qué mirar antes de elegir.