El carnet de socio sirve para mucho más que para llevarlo en la cartera: entrar en el local, pedir el descuento en el comercio del barrio, acreditarse en una asamblea. Pero hacerlo a mano cuesta: diseñarlo, rellenar cada nombre, imprimir, recortar, y saber a quién le falta todavía. ClicGest hace el carnet de cada socio a partir de su ficha, lo imprime a tamaño exacto y le pone un código QR que cualquiera puede comprobar con el móvil.
El problema: carnets que no dicen si siguen valiendo
- El diseño vive en el ordenador de alguien y cada año hay que rehacerlo.
- Se imprime en una hoja y las tarjetas no encajan en las fundas porque salen escaladas.
- Nadie lleva la cuenta de quién tiene ya su carnet y quién no.
- Un carnet impreso en enero sigue pareciendo válido en diciembre, aunque su dueño ya no sea socio.
Cómo lo resuelve ClicGest, paso a paso
1. Diseñas el carnet una vez
En «Diseñar el carnet» eliges uno de los 20 modelos (agrupados por tipo de asociación: vecinos, deportivos, cultura, jubilados…), el color, la letra y qué datos salen: foto, apellidos, número de socio, año, y un código QR o de barras. Mientras eliges ves la tarjeta a tamaño real, y un panel de revisión te avisa de lo que no quedaría bien impreso: una letra que no se lee sobre el fondo, algo demasiado cerca del borde o un QR demasiado pequeño. Se puede hacer también desde el móvil o la tableta. El diseño es uno para toda la asociación; cada socio pone sus datos.
2. Imprimes solo lo que falta
Todo sale en PDF con la medida de una tarjeta bancaria (85,6 × 53,98 mm), diez por hoja A4, con marcas de corte, para papel o para tarjetas de plástico. Puedes imprimir el carnet de una persona, los de los socios nuevos que marques en la lista, los de un estado concreto (sin carnet, extraviados…) o el lote entero de la temporada, por una cara o por las dos. Solo entran los socios de alta.
3. Llevas la cuenta de quién lo tiene
Cada socio tiene el estado de su tarjeta: sin carnet, impreso, entregado o extraviado, siempre con icono y palabra. La portada de Carnets te dice cuántos hay en cada estado, y con un botón marcas como impresos todos los que faltaban. En el listado de socios puedes ordenar por ese estado para tener arriba lo que queda por hacer.
4. El QR se comprueba con cualquier móvil
El QR del carnet impreso se escanea con la cámara normal de cualquier teléfono, sin instalar nada y sin ser de la asociación. Se abre una página que responde VIGENTE o NO VIGENTE en ese momento, así que un carnet impreso en enero dice la verdad en julio. Es útil para el comercio que hace descuento a vuestros socios o para el voluntario de la puerta en una fiesta o una asamblea.
La página enseña solo lo que ya va impreso en la tarjeta: el nombre de la asociación, el nombre y apellidos del socio y su número. Nunca el DNI, la foto, la dirección, el teléfono ni nada de dinero. Si el carnet no está en vigor, tampoco dice por qué: siempre el mismo mensaje, «Este carnet no está vigente. Consulte con la asociación». Y si es de un menor de 14 años, su nombre no aparece.
5. Si se pierde, deja de valer al momento
Cuando un socio te dice que ha perdido el carnet, lo marcas como extraviado y su QR deja de valer en ese instante: quien lo encuentre no podrá usarlo. El carnet nuevo lleva un código nuevo. Además, la página de un carnet que no está en vigor pide a quien lo encuentre que lo entregue en la asociación y muestra los datos de contacto de la asociación que hayas puesto en los ajustes del carnet, nunca los del socio.
6. El carnet también en el móvil
El socio ve su carnet en su portal web y en la app de la asociación, donde funciona sin cobertura. El carnet de la app lleva su propio código, que se renueva cada día, y la junta lo comprueba con «Validar carnet» desde su app. Tienes más ideas en carnet de socio digital con QR.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos del socio pueden salir en el carnet?
Nombre, apellidos, número de socio, foto y año. El DNI completo, el teléfono y la dirección no se pueden poner, porque un carnet se pierde y quien lo encuentre no debe quedarse con esos datos. Si necesitáis contrastar con un documento oficial, existe la opción de imprimir solo los últimos dígitos del DNI.
¿Cuándo sale un carnet como «no vigente»?
Cuando la persona ya no es socia, cuando el carnet está marcado como extraviado, cuando ha pasado su fecha de «válido hasta» (si le pusiste una; es opcional) o cuando tiene una cuota vencida y ya ha pasado el plazo de cortesía. Un recibo recién emitido no tumba el carnet de nadie. El motivo solo lo ve la junta, dentro de ClicGest.
¿Puedo tener un diseño para infantiles y otro para adultos?
No: hay un diseño por asociación. Puedes distinguirlos con el año o poniendo la categoría en el texto.
¿Se imprime en cualquier impresora?
Sí. Para que la tarjeta mida lo que tiene que medir, al imprimir elige «tamaño real» o «100 %» en vez de «ajustar a la página». Para imprimir a doble cara, voltea la hoja por el lado largo, y haz primero una prueba en folio normal.
¿Cuánto cuesta?
ClicGest está en beta abierta y durante la beta es gratis. Puedes verlo en la demo o crear tu asociación.
Sigue explorando
Los datos del carnet salen de la ficha de cada socio en socios y cuotas. El socio lo lleva en el móvil con la app, y le sirve para reservar pistas y salas o apuntarse a las salidas y viajes. Si estás comparando programas, lee qué mirar antes de elegir.