Importante, antes de seguir leyendo: ClicGest es una herramienta de gestión: no organiza, no promueve ni autoriza juego. El bingo con premios está regulado por cada comunidad autónoma; comprobar si vuestra actividad necesita autorización o comunicación, y tenerla antes de celebrarla, corresponde a cada asociación. Cuando hay premio, los menores de edad no pueden participar.
La tarde de bingo, vista desde la tesorería
Quien lleva las cuentas de una asociación de mayores conoce bien la escena. Acaba la tarde y hay una lata con monedas, una libreta con cifras a lápiz y alguien que pregunta cuánto tiene que quedar. El reparto de cada partida se ha hecho de cabeza, el dinero duerme en casa de un voluntario y, a fin de mes, hay que entregar a la junta una cifra que nadie sabe explicar del todo.
No es desconfianza: es que la libreta no aguanta el paso de un año.
Cómo lo lleva ClicGest
El módulo de bingo es una herramienta para la junta y sus voluntarios; forma parte del mismo ecosistema que los socios y las cuentas. Se juega en vuestra sala, con vuestros cartones de papel. ClicGest no permite jugar por internet. Lo que hace es llevar la caja de cada tarde y dejar los papeles hechos.
- Una cifra por partida. Quien lleva la tarde teclea el dinero contado y la pantalla saca el resto: el reparto de línea y bingo que tenga acordado la junta, cuántos cartones son y lo que se guarda en la caja. Manda siempre el dinero contado.
- Quién guarda el efectivo. Se dice una sola vez quién custodia el dinero del bingo (basta su nombre) y no se vuelve a preguntar. En las cuentas del bingo se ve cuánto efectivo tiene esa persona y cuántos días lleva sin entregarlo.
- El acta de cada sesión, en PDF: los días jugados, las partidas una a una, lo contado y quién guardó el efectivo. Es material interno de la asociación.
- El cierre del mes. Quien lleva la tesorería cuenta la caja y teclea lo que hay. El descuadre lo calcula el sistema; nunca se teclea: compara lo contado con lo que debía haber. Si la diferencia es grande, pide una línea que la explique. Al cerrar, los movimientos pasan solos a la contabilidad de la asociación.
- La hoja del mes. Un papel de una o dos hojas para entregar el dinero: una fila por día jugado, el total del mes, lo que se entrega y, al pie, las firmas de quien entrega y de tesorería, y el visto bueno de la presidencia. El día 1 de cada mes ClicGest la guarda sola en Documentos, visible solo para la junta.
- Todo queda trazado. Una partida anulada no se borra: queda en la lista, marcada como anulada. Deshacer un cierre o anular un premio deja anotado quién lo hizo y cuándo.
Pensado para juntas y voluntarios
Letra grande, pocos botones, errores que se deshacen. Si alguien teclea mal el dinero de una partida, se corrige antes de empezarla; si apuntó una partida que no era, se anula; y si el mes se cerró antes de tiempo, tesorería puede deshacer el cierre, dejando constancia. En el teléfono, la app va por pasos: una pantalla, una cosa que hacer.
Cada cual hace lo suyo. El titular da permiso de bingo al vocal que lleva la tarde, sin prestarle ninguna contraseña, y cerrar el mes queda para quien lleva la tesorería.
Lo que no se apunta
No se apunta quién juega ni quién compra cada cartón. Los únicos nombres que guarda el módulo son el de quien custodia el dinero y, cuando Hacienda lo pide, el de quien cobra un premio de más de 300 €. Los socios y sus cuotas se llevan aparte, en socios y cuotas.
Ayudas con Hacienda (orientativas)
- Cuando un premio supera los 300 € por persona, ClicGest avisa de que lleva retención, la calcula y pide el nombre y el NIF de quien lo cobra.
- Un premio de 1.000 € o más no se deja pagar en efectivo: la pantalla lo bloquea y propone Bizum o transferencia.
- Al cerrar el mes, las cifras quedan listas para la gestoría; también en un archivo que se abre en Excel.
- Cuando la actividad del año crece, avisa para que lo habléis con la gestoría a tiempo. El aviso no bloquea nada.
Son ayudas orientativas: ClicGest prepara las cifras y los borradores, pero no presenta nada ante Hacienda. Lo revisa y lo presenta vuestra gestoría.
La pantalla de sala (opcional)
La pantalla de sala es opcional; las cuentas funcionan sin ella. Si hoy cantáis a viva voz, con bolas o con un vídeo, podéis seguir igual y usar ClicGest solo para la caja y los papeles.
Si un día la queréis, basta una tele con Android y un teléfono Android con la app; ni ordenador ni impresora. La pantalla enseña y dice en voz alta los números, y aporta tres cosas concretas:
- Los números salen en un orden distinto en cada partida.
- Se detiene cuando alguien canta línea, y la pantalla dice qué se está comprobando.
- Lo cantado queda en el acta, con la hora a la que sonó en la sala.
Preguntas frecuentes
¿Se puede jugar por internet con ClicGest?
No. Se juega en vuestra sala, con vuestros cartones de papel. ClicGest solo lleva la cuenta del dinero y los papeles de la junta.
¿Tenemos que comprar algo para empezar?
No. Para las cuentas basta el ordenador o el teléfono que ya tengáis. La pantalla de sala se puede decidir más adelante, o nunca.
¿Quién puede cerrar el mes?
Quien lleva la tesorería o el titular. El vocal que lleva la tarde deja las partidas apuntadas y avisa.
¿ClicGest nos dice si podemos celebrar el bingo?
No. Es una herramienta de gestión y no organiza, no promueve ni autoriza juego. Comprobar qué necesita vuestra actividad y tenerlo antes de celebrarla corresponde a cada asociación, como dice el aviso del principio de esta página.