Muchas asociaciones organizan excursiones: un día en la playa, una visita a una ciudad, un viaje de varios días. La junta contrata el autocar, el restaurante y las entradas, pone un precio por persona y cobra a los apuntados. Y tarde o temprano alguien pregunta: «¿esto lleva IVA?». La respuesta corta es que puede llevarlo, y que en muchos casos se calcula de una forma especial, el régimen especial de las agencias de viajes (REAV). Esta guía lo explica sin tecnicismos, con un ejemplo de números redondos, para que sepáis qué preguntar a vuestra gestoría.
Cuándo una excursión de la asociación puede llevar IVA
Que la asociación no tenga ánimo de lucro no la deja automáticamente fuera del IVA. Lo que mira la ley es qué se hace. Si la asociación, en su propio nombre, organiza un viaje comprando a otras empresas el transporte o el alojamiento (con o sin comidas y entradas) y lo cobra a los participantes, para el IVA está haciendo lo mismo que una agencia de viajes, aunque solo contrate el autocar. La Ley 37/1992 del IVA tiene un régimen pensado justo para eso, en sus artículos 141 a 147. En algunos casos concretos (por ejemplo, entidades de carácter social cuyo servicio es la atención a personas mayores, o ciertas visitas culturales) podría haber una exención: es un análisis técnico que debe hacer vuestra gestoría.
Los tres casos más habituales
- La organiza la asociación y pone un precio con margen: contrata el autocar y la comida y cobra algo más del coste para cubrir otros gastos o para la caja. Es el caso típico del REAV.
- La asociación solo reparte el coste: divide la factura del autocar y la comida entre los apuntados, sin margen. Por este régimen sale cero de IVA, porque no hay margen. Pero, según el caso, para Hacienda puede seguir siendo una actividad económica, con alta censal y declaraciones aunque salgan a cero. Y si al final sobra algo, aunque sea poco, ese sobrante es margen. Que la gestoría lo confirme.
- La organiza y factura una agencia a cada participante: la agencia emite la factura a nombre de cada viajero y la asociación, como mucho, recoge el dinero por cuenta de la agencia. Entonces el IVA es cosa de la agencia. Ojo: si la agencia factura a la asociación y la asociación cobra a los socios en su propio nombre, estáis en el primer caso, y la factura de la agencia es un coste del viaje. Y si la agencia os paga una comisión, esa comisión lleva su propio IVA.
Cómo funciona el REAV, en palabras sencillas
En una venta normal, el IVA se calcula sobre el precio. En el REAV, en cambio, el IVA se calcula solo sobre el margen: lo que se cobra a los viajeros menos lo que se paga a otras empresas por servicios que disfrutan directamente los viajeros (autocar, hotel, restaurante, entradas, guía). Tres ideas clave:
- El IVA va «por dentro» del margen, al tipo general del 21 %: si el margen es 121 €, 100 € son la base y 21 € son IVA.
- El IVA de esas facturas de proveedores no se deduce: el IVA que os cobró el autocar o el restaurante forma parte del coste del viaje.
- En la factura al viajero no se desglosa el IVA: se cobra un precio total, y la factura debe decir «Régimen especial de las agencias de viajes».
Un ejemplo con números redondos
(Ejemplo inventado.) Una asociación organiza una excursión de un día para 50 personas a 40 € cada una.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Cobrado a los 50 apuntados (50 × 40 €) | 2.000 € |
| Autocar (factura de la empresa, IVA incluido) | −800 € |
| Comida en restaurante (IVA incluido) | −750 € |
| Entradas a un museo | −208 € |
| Margen bruto (IVA incluido) | 242 € |
| IVA del REAV: 242 × 21 / 121 | 42 € |
| Margen neto para la asociación | 200 € |
Es decir: de los 2.000 € cobrados, 42 € son IVA que hay que ingresar a Hacienda, en general en la declaración del trimestre en que se hace la excursión. Si se cobró por adelantado en un trimestre anterior, o el viaje cruza de un trimestre a otro, el momento puede cambiar (ver las preguntas frecuentes). Si la asociación hubiera calculado el IVA sobre el precio entero, como en una venta normal, le habría salido una cifra mucho mayor y equivocada.
¿Y si la excursión pierde dinero?
Si el margen es cero o negativo, en esa excursión no hay cuota de IVA. Desde 2015 el cálculo se hace viaje a viaje: lo que una excursión pierde no se descuenta del IVA de otra, ni Hacienda lo devuelve.
¿Y si vamos fuera de la Unión Europea?
Cuando los servicios se disfrutan fuera de la Unión Europea (Andorra, por ejemplo), la parte del margen que les corresponde está exenta: se declara como operación exenta, sin cuota. Si el viaje es en parte dentro y en parte fuera (el autocar que sale de España, por ejemplo), solo está exenta la parte de fuera, y el reparto conviene hacerlo con la gestoría.
Qué gastos restan del margen y cuáles no
Solo cuentan los servicios de otras empresas que disfruta directamente el viajero. Una tabla orientativa:
| Gasto | ¿Resta del margen? |
|---|---|
| Autocar, tren, avión | Sí |
| Hotel, restaurante, menú contratado | Sí |
| Entradas a museos, espectáculos, visitas guiadas por una empresa | Sí |
| Seguro de viaje contratado para los viajeros | Normalmente sí, si es un seguro contratado para los viajeros de ese viaje (no el seguro anual de la asociación); confírmalo. |
| Folletos, teléfono, material de oficina de la asociación | No: son gastos generales |
| Ingredientes de una comida que cocinan los voluntarios | No resta del margen: lo que pone la asociación con sus propios medios va aparte, por el régimen general. Pregúntalo a la gestoría. |
Paso a paso para una excursión con margen
- Antes de poner el precio, decide con la junta si la asociación la organiza en su nombre o si la factura una agencia. Cambia todo lo demás.
- Pide presupuesto y factura a nombre de la asociación, con su NIF, a cada proveedor: autocar, restaurante, entradas.
- Calcula el precio por persona sumando los costes y el margen que queráis, sabiendo que una parte de ese margen será IVA.
- Apunta los cobros de cada participante y los pagos de cada proveedor ligados a esa excursión, no mezclados con el resto.
- Después de la excursión, calcula el margen: lo cobrado menos los costes del viajero. Si es positivo, aplica 21/121.
- Pasa la cifra a la gestoría para el modelo 303 del trimestre, con las facturas.
Qué obligaciones trae
- Declararlo: el IVA del REAV se ingresa en el modelo 303 de cada trimestre y se resume en el 390 anual. La asociación debe estar dada de alta para esa actividad en el censo de Hacienda (modelo 036) y llevar los libros de facturas emitidas y recibidas.
- El Impuesto sobre Sociedades: organizar viajes con margen es una actividad económica, y su resultado no está exento para la mayoría de asociaciones. Como esos ingresos no llevan retención, lo normal es que obligue a presentar el modelo 200 aunque la asociación sea pequeña. Si la asociación es de utilidad pública y se ha acogido a la Ley 49/2002, las reglas cambian: presenta el 200 siempre, pero algunas actividades, y las de poco importe, pueden quedar exentas.
- Guardar las facturas de los proveedores de cada viaje: son las que justifican el margen.
Errores típicos
- Pensar que, por no tener ánimo de lucro, no hay IVA. El IVA mira la operación, no los estatutos.
- Calcular el IVA sobre el precio total como en una venta normal.
- Deducir el IVA del autocar o del hotel. En el REAV ese IVA no se deduce.
- Restar del margen gastos que no son del viajero, como el material de la oficina o el teléfono de la asociación.
- Mezclar viajes: cada excursión tiene su propio margen.
- No guardar las facturas o guardarlas a nombre de un socio en lugar de a nombre de la asociación.
- Invitar a alguien sin pensarlo: las plazas gratuitas siguen teniendo coste, y cómo cuentan para el IVA depende de a quién se invita y por qué (no es lo mismo el guía o el acompañante que hace falta para el viaje que un regalo a un socio). Pregúntalo.
Preguntas frecuentes
¿Una asociación de jubilados tiene que pagar IVA por las excursiones?
Puede tenerlo que pagar si las organiza en su propio nombre, contratando a terceros y con margen. Si solo reparte el coste o el viaje lo factura una agencia, normalmente no hay cuota por el REAV. Cada caso lo debe confirmar la gestoría. En asociaciones que atienden a personas mayores, en algunos casos podría haber una exención: pregúntalo.
¿Qué es el régimen especial de las agencias de viajes?
Una forma especial de calcular el IVA para quien organiza viajes con servicios de otros: el impuesto se paga solo sobre el margen y el IVA de los proveedores del viaje no se deduce.
¿Hay que hacer factura a cada participante?
En principio, sí: si la excursión va por el REAV, la asociación debe dar factura a cada participante, aunque sea un particular. Para importes pequeños (hasta 400 €, IVA incluido) puede ser una factura simplificada, parecida a un tique completo. No se desglosa el IVA y debe decir «Régimen especial de las agencias de viajes». Consulta con la gestoría el formato.
¿Y si cobramos la excursión en dos plazos, uno en junio y otro en septiembre?
Por regla general, el IVA nace en el momento en que se cobra cada anticipo, por la parte cobrada, y se ajusta cuando se hace el viaje. Revisadlo con la gestoría, sobre todo en viajes que se pagan con muchos meses de antelación.
¿Afecta al IVA de las cuotas de los socios?
No directamente: las cuotas de los socios siguen exentas (art. 20.Uno.12.º de la Ley del IVA) si cumplen los requisitos. Pero si la asociación pasa a tener actividad sujeta a IVA, puede afectar a la parte del IVA de los gastos comunes que se puede deducir (la llamada prorrata). Pregúntalo.
Cómo ayuda ClicGest
En la ficha de cada excursión, ClicGest hace dos preguntas: quién la organiza y si el precio lleva margen. Si la organizáis vosotros con margen, calcula como borrador la cuota del REAV de esa salida (lo cobrado a los apuntados menos el coste de autocar, comida y entradas, al 21 % por dentro), la lleva al trimestre de la fecha de salida (si cobrasteis anticipos en un trimestre anterior, revisadlo con la gestoría) y la muestra como una línea propia en el borrador del modelo 303. Distingue los gastos contratados a una empresa de la comida que cocinan los voluntarios, y trata aparte las salidas fuera de la Unión Europea. Además, en las cuentas del año resta ese IVA del ingreso de la salida, porque no es dinero de la asociación.
Es un borrador: ClicGest no decide si vuestra excursión está sujeta ni presenta nada ante Hacienda. La última palabra es de vuestra gestoría. Lo tienes en salidas y excursiones con ClicGest; para el resto del año, mira cómo preparar las cuentas para la asamblea.
Esta guía es orientativa; consulta tu caso con tu gestoría.