Una vez al año, la junta tiene que presentar las cuentas a los socios en la asamblea general ordinaria. Para muchos tesoreros es el momento más temido: hay que resumir doce meses de cobros y pagos en unas pocas cifras que todo el mundo entienda, contestar preguntas y conseguir que se aprueben. Esta guía explica qué documentos llevar, cómo prepararlos paso a paso, cómo presentarlos sin perder a nadie por el camino y qué hacer si alguien no está de acuerdo.
Por qué hay que aprobar las cuentas
La Ley Orgánica 1/2002, reguladora del derecho de asociación, obliga a que la asamblea general se reúna al menos una vez al año (art. 11.3) y a que apruebe las cuentas cada año (art. 14.2), y reconoce a cada socio el derecho a ser informado del estado de cuentas (art. 21.b). Vuestros estatutos concretan el cuándo (suele ser en los primeros meses del año siguiente) y el cómo, y algunas leyes autonómicas fijan un plazo (en Cataluña, dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio). Además de una obligación, es la ocasión de rendir cuentas a quienes pagan la cuota.
Si la asociación está declarada de utilidad pública, tiene obligaciones adicionales: llevar las cuentas según el plan contable de entidades sin fines lucrativos y presentarlas, con una memoria de actividades, ante el registro en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Si tenéis subvenciones, el organismo que las dio también puede pedir cuentas propias. Y algunas comunidades autónomas tienen su propia ley de asociaciones con reglas más concretas.
Qué documentos llevar a la asamblea
Para una asociación pequeña, que no es de utilidad pública, basta con tres documentos sencillos:
- El resultado del año (también llamado cuenta de resultados o liquidación del presupuesto): lo que ha entrado y lo que ha salido, agrupado por conceptos, y la diferencia.
- La situación a 31 de diciembre: cuánto dinero había en la caja y en el banco, qué se debía cobrar todavía y qué quedaba por pagar.
- El presupuesto del año que empieza: lo que se prevé ingresar y gastar, que en la mayoría de estatutos también aprueba la asamblea.
Muchas asociaciones añaden una memoria breve: qué actividades se hicieron, cuántos socios hay, qué subvenciones se recibieron y para qué. No tiene que ser larga; tiene que contestar a «¿qué hemos hecho con el dinero?».
Cómo prepararlas, paso a paso
1. Cierra bien la caja y el banco
Antes de resumir nada, comprueba que los saldos a 31/12 son reales: haz un arqueo de caja y una conciliación bancaria del último mes. Si el saldo de partida está mal, todo lo demás también.
2. Agrupa los movimientos por conceptos
Nadie quiere ver trescientas líneas. Agrupa en ocho o diez partidas que se entiendan: cuotas de socios, actividades y excursiones, subvenciones, donativos, alquiler del local, suministros, seguros, material, comisiones del banco. Usa las mismas partidas que en el presupuesto, para poder compararlas.
3. No cuentes los traspasos
Llevar 500 € de la caja al banco no es un ingreso ni un gasto: el dinero ya era de la asociación. Si se cuenta, los ingresos y los gastos salen inflados.
4. Separa lo que no es de la asociación
Si la asociación cobra IVA en alguna actividad (por ejemplo, en excursiones con margen), ese IVA se debe a Hacienda: no es un ingreso vuestro. Lo mismo con el dinero que cobráis por cuenta de otros.
5. Compara con el presupuesto
Pon al lado de cada partida lo presupuestado y lo real. Las desviaciones grandes son las que generarán preguntas: llévalas explicadas.
6. Prepara la situación a 31/12
Saldo de caja, saldo de cada cuenta del banco, cuotas pendientes de cobro y facturas pendientes de pago. Si hay dinero que todavía tiene alguien del equipo (lo cobró en una actividad y no lo ha entregado), dilo aparte.
Un ejemplo con números redondos
(Ejemplo inventado de una asociación cultural.)
| Partida | Presupuesto | Real |
|---|---|---|
| Cuotas de socios | 6.000 € | 5.800 € |
| Excursiones (lo cobrado) | 4.000 € | 4.500 € |
| Subvención del ayuntamiento | 1.000 € | 1.000 € |
| Total ingresos | 11.000 € | 11.300 € |
| Excursiones (autocar, entradas) | 3.800 € | 4.300 € |
| Local y suministros | 4.200 € | 4.100 € |
| Seguro y comisiones | 800 € | 850 € |
| Material y actividades | 2.000 € | 1.650 € |
| Total gastos | 10.800 € | 10.900 € |
| Resultado | +200 € | +400 € |
(En el ejemplo, las excursiones dejaron 200 € de diferencia. Si la asociación las organizó con margen, unos 35 € de esa diferencia serían IVA, 200 × 21/121, y no un ingreso.)
Y la situación a 31/12: saldo inicial a 01/01 de 2.000 €, más el resultado de 400 €, da 2.400 €, de los que 300 € están en la caja y 2.100 € en el banco. Esa suma es la prueba de que todo cuadra: saldo inicial + ingresos − gastos = saldo final. Si no sale, algo falta en algún sitio. (Esto vale para una contabilidad de caja sencilla, en la que solo se apunta lo cobrado y lo pagado. Si la asociación tiene un préstamo, ha comprado algo que dura varios años o cuenta como del año cuotas aún sin cobrar y facturas aún sin pagar, la suma no sale tan directa: pedid a la gestoría que os la explique.)
Un calendario para llegar a tiempo
Si la asamblea ordinaria se celebra en marzo, este calendario evita las prisas (fechas de ejemplo):
| Cuándo | Qué |
|---|---|
| Primera semana de enero | Arqueo de caja y conciliación del banco a 31/12 |
| Enero | Agrupar por partidas, comparar con el presupuesto y localizar desviaciones |
| Principios de febrero | La junta revisa el borrador y prepara el presupuesto del año |
| Con la convocatoria | Documentos a disposición de los socios |
| Asamblea | Presentación, preguntas y votación; queda en el acta |
Respetad los plazos de convocatoria de vuestros estatutos. Si la asamblea no puede ver los documentos con antelación, será más difícil que los apruebe.
Cómo presentarlas en la asamblea
- Envía los documentos con la convocatoria o tenlos a disposición de los socios con antelación, como digan los estatutos. Nadie aprueba con tranquilidad unas cifras que ve por primera vez.
- Empieza por el resumen: «Hemos ingresado 11.300 €, gastado 10.900 € y cerramos con 400 € a favor». Después, el detalle.
- Explica las desviaciones antes de que pregunten: «Las excursiones costaron más porque subió el autocar, pero también se apuntó más gente».
- Lleva el respaldo: extractos, facturas y el libro de caja, por si alguien quiere comprobar algo.
- Usa letra grande si proyectas o imprimes. En muchas asambleas la mitad de la sala no lee cifras pequeñas.
Qué pasa si las cuentas no se aprueban
Puede ocurrir. Lo habitual es que la asamblea pida aclaraciones o correcciones y se vuelvan a presentar en otra asamblea. Lo que se aprueba o no, y por qué, queda en el acta. Si hay dudas serias, algunas asociaciones nombran a dos socios para que revisen los papeles antes de la siguiente reunión. Mejor eso que una votación a ciegas. La ley estatal no dice qué pasa en ese caso; mandan los estatutos. Si sois de utilidad pública o tenéis subvenciones, no dejéis pasar los plazos para presentar las cuentas.
Errores típicos
- Presentar el extracto del banco tal cual: trescientas líneas no explican nada.
- Olvidar la caja y presentar solo el banco.
- Contar los traspasos entre caja y banco como ingresos o gastos.
- Un saldo inicial que no coincide con el saldo final aprobado el año anterior. Es lo primero que mira el socio atento.
- Mezclar años: un gasto de diciembre pagado en enero, ¿en qué año va? En una contabilidad formal va en el año en que se recibió el servicio, aunque se pague después. En unas cuentas de caja sencillas, cuando se paga. Elegid un criterio con la gestoría y aplicadlo siempre igual.
- No aprobar el presupuesto: sin presupuesto, el año que viene no habrá con qué comparar.
Preguntas frecuentes
¿Una asociación pequeña tiene que presentar las cuentas en algún registro?
En general, la asociación común las aprueba en asamblea y las guarda con el acta. Las de utilidad pública deben rendirlas ante el registro correspondiente, y algunas comunidades autónomas o fuentes de financiación pueden pedir su depósito. Pregunta a tu gestoría o a tu registro autonómico. Y si la asociación presenta el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200), en él van también el balance y la cuenta de resultados.
¿Qué diferencia hay entre «estado de cuentas» y «cuentas anuales»?
En el lenguaje de la calle, ninguna. Técnicamente, las «cuentas anuales» son un conjunto formal (balance, cuenta de resultados y memoria) con un modelo oficial, obligatorio para algunas entidades. El «estado de cuentas» que presenta una asociación pequeña suele ser un resumen más sencillo de ingresos, gastos y saldos.
¿Puede un socio pedir ver las facturas?
Sí, en los términos de la ley y los estatutos: el socio tiene derecho a ser informado del estado de cuentas (art. 21.b de la Ley Orgánica 1/2002) y a acceder a la documentación contable a través de la junta (art. 14.3). Lo normal es enseñarla en el local, cuidando los datos personales de terceros que aparezcan en ella. Lo más sano es tenerlo todo ordenado y no ponerlo difícil.
¿Hay que presentar el presupuesto en la misma asamblea?
Es lo habitual: en la ordinaria se aprueban las cuentas del año cerrado y el presupuesto del siguiente. Revisad lo que dicen vuestros estatutos.
¿Quién firma las cuentas?
Normalmente las prepara el tesorero, las presenta la junta y el acta que recoge su aprobación la firman el secretario con el visto bueno del presidente. Vuestros estatutos mandan.
Cómo ayuda ClicGest
Si los cobros y pagos del año ya están en ClicGest, la mayor parte del trabajo está hecha:
- La Memoria económica reúne en una página la cuenta de resultados por categoría, la situación (saldos y pendiente de cobro), el presupuesto frente a lo real y las subvenciones, lista para imprimir o guardar en PDF y llevar a la reunión.
- Los traspasos entre caja y banco no cuentan como ingreso ni gasto, y el IVA de las excursiones con margen se resta del ingreso, porque se debe a Hacienda.
- Hay además un borrador base de cuentas anuales con el modelo de entidades sin fines lucrativos, que deja claro en su título que no son unas cuentas formuladas: es para que la gestoría lo revise y lo complete.
Lo que ClicGest no hace es aprobar nada: eso es cosa de la asamblea. Lo tienes en las cuentas de la asociación en ClicGest y puedes verlo en la demo con datos inventados.
Esta guía es orientativa; consulta tu caso con tu gestoría.